• 105005, г. Москва, ул. Бауманская, дом 7, строение 1, офис 236
    Бизнес-центр Central Yard

Автоматизация процессов на базе PlanFix

Автоматизация бизнеса и комплексный маркетингАвтоматизация процессов в сфере услуг

Автоматизация процессов на базе PlanFix

PlanFix — это SaaS-площадка для создания системы управления организацией, которую можно настроить, эксплуатировать и в дальнейшем изменять без участия программиста.

В PlanFix можно настроить различные бизнес-процессы компании прямо внутри интерфейса, построить воронки любой сложности, сконструировать практически любые управленческие, финансовые, маркетинговые и проектные отчеты, собирать отзывы, а также генерировать договоры, счета, акты, отчеты и любые другие документы по заранее загруженным шаблонам MS Office.

PlanFix идеально подходит для автоматизации процессов в сфере услуг.

Возможности PlanFix в области автоматизации процессов

Проекты и задачи

  1. Управление проектами.
  2. Диаграмма Ганта онлайн.
  3. Управление задачами.
  4. Интеграция с электронной почтой.
  5. Планировщики, календари и напоминания.
  6. Хроника событий в реальном времени.
  7. Отчеты с выгрузкой в Excel.
  8. Генерация документов в Word, Excel и PDF.
  9. Бесконечное сохранение истории изменения всех файлов.
  10. Автоматические правила обработки задач и действий внутри задач.

Управление и учет

  1. Различные уровни доступа и роли.
  2. Учет клиентов.
  3. Учет доходов и расходов.
  4. Учет планируемого и фактически затраченного времени.
  5. Создание собственных баз знаний и справочников.
  6. Автоматизация процессов.
  7. Подключение клиентов для работы в системе.
  8. Работа с внешними контактами через Email, Telegram и Skype.
  9. Экспорт любых данных в Excel.

Интеграции

  1. Интеграция с Telegram, Skype, Viber.
  2. Интеграция с VK, FB.
  3. Интеграция с IP-телефонией
    Zadarma, Sipuni, Мегафон, OnlinePBX, Mango Office, Телфин, Binotel.
  4. Интеграция с Mailchimp и Unisender.
  5. Интеграция с Dropbox, Google Drive, OneDrive.
  6. Интеграция с Google Calendar.
  7. Online-редактирование документов MS Office.

Автоматизация процессов — высокодоходная инвестиция. Операционная деятельность систематизируется, эффективность труда повышается, расходы на процессы снижаются, доход на одну рабочую единицу возрастает.

Этапы внедрения автоматизации процессов на базе PlanFix

Внедрение PlanFix начинается с принятия главного управленческого решения:

все рабочие коммуникации осуществлять только через PlanFix, фиксируя каждое действие в системе.

Ни через электронную почту, ни через онлайн-чаты, ни через Skype, ни по телефону, ни голосом, ни на стикерах, а строго с помощью системы управления.

Почему это так важно? Если сразу не ввести такое правило, то PlanFix просто станет еще одним из возможных средств коммуникации между сотрудниками. Причем в очереди приоритетов он будет последним — ведь до него люди уже чем-то пользовались и привыкли к старым инструментам. А это в корне неправильно — так PlanFix просто не сможет выполнять задачу, для которой он создан.

1 этап. Разработка проекта автоматизации

  1. Выявление структуры компании.
  2. Выявление дерева процессов.
  3. Выявление точек входа и выхода процессов.
  4. Выявление участников процессов.
  5. Выявление проблем и узких звеньев.
  6. Выявление измеряемых показателей процессов и штатных единиц.
  7. Формулирование целей и задач внедрения.
  8. Составление перечня необходимых управленческих отчетов.
  9. Интервьюирование участников процессов.
  10. Описание (формализация) процессов в виде блок-схем в нотации BPMN.
  11. Проработка процессов.
    1. Поиск «узких мест».
    2. Поиск избыточных конструкций.
    3. Поиск возможностей замены этапов процесса на более простые/дешевые.
    4. Поиск возможностей автоматизации процесса.
    5. Поиск возможностей сокращения числа участников процесса.
    6. Поиск способов упрощения процесса.
    7. Поиск способов сокращения времени выполнения процесса.
    8. Поиск возможностей пожертвовать качеством промежуточных шагов без ущерба для результата процесса.
    9. Поиск возможностей отказаться от процесса как такового.
    10. Описание итогового оптимизированного процесса.
  12. Объединение процессов в единую бизнес-систему.
  13. Разработка программы внедрения.
  14. Защита программы внедрения.

Результат:

  1. ТЗ на внедрение автоматизации.
  2. Пошаговый план внедрения.
  3. Набор блок-схем каждого процесса (в нотации BPMN).
  4. Должностная инструкция по каждому процессу.
  5. KPI процессов.
  6. KPI предприятия.
  7. KPI исполнителей.
  8. Смета.

2 этап. Внедрение

  1. Настройка структуры компании в PlanFix.
    1. Сотрудники.
    2. Отделы.
    3. Права и роли.
    4. Настройка служебных полей в карточках сотрудников.
    5. Внутренняя ставка.
    6. Рабочее время.
  2. Настройка справочников и баз знаний.
  3. Настройка полей задач и полей проектов.
  4. Настройка рабочих процессов.
  5. Настройка аналитических инструментов.
  6. Настройка типовых шаблонов рабочих задач и проектов.
  7. Настройка типовых шаблонов документов.
  8. Наполнение PlanFix содержимым.
    1. Сотрудники.
    2. Контакты и контрагенты.
    3. Проекты.
    4. Задачи.
    5. Справочники.
    6. Аналитики.
  9. Настройка отчетов.
    1. Отчеты по проектам.
    2. Отчеты по задачам.
    3. Отчеты по ресурсам.
    4. Отчеты по аналитикам.
    5. Отчеты по контактам и контрагентам.
    6. Отчеты по финансам.
    7. Отчеты по воронке продаж.
    8. Отчеты по эффективности работы пользователей.
    9. Настройка правил доступа к отчетам.
    10. Настройка шаблонов выгрузки отчетов в Excel.
  10. Интеграция с сайтами.
  11. Интеграция с IP-телефонией.
  12. Интеграция с мессенджерами.
  13. Интеграция с внешними сервисами.
  14. Автоматизация бизнес-процессов.
  15. Тестирование системы и отладочные работы.
  16. Составление рабочей документации.
  17. Приемка и обучение.
  18. Ввод в эксплуатацию.

3 этап. Сопровождение

  1. Ошибки исправляем бесплатно.
  2. Консультируем 1 месяц бесплатно.
  3. Новые доработки — за деньги.

Эксперты FATFOX

Алексей Горностаев

Системный аналитик

Алексей Горностаев

Системный аналитик

Ольга Никитенко

Интернет-маркетолог

Ольга Никитенко

Интернет-маркетолог

Дмитрий Киселев

Инженер-программист

Дмитрий Киселев

Инженер-программист

Анастасия Долбичкина

Редактор контента

Анастасия Долбичкина

Редактор контента

Частые вопросы по автоматизации процессов

Какие есть дополнительные расходы?

Какой размер предоплаты?

При 100% предоплате стоимость работ будет меньше, а скорость внедрения — выше. Возможна поэтапная оплата, но при этом стоимость может быть увеличена из-за возросших затрат на менеджмент, промежуточные приемки и резервирование времени системного аналитика и разработчиков на время между этапа.

Можно ли разбить внедрение на этапы и оплачивать каждый отдельно?

Да, в таком случае на каждый этап заключается отдельное соглашение, в котором прописывается состав услуг по этапу и порядок приемки.

Какой гарантийный срок на разработанное решение?

Базовая гарантия — 3 месяца. В процессе гарантийного срока осуществляются исправления ошибок, в случае их выявления. Дополнительные доработки или изменения не входят в гарантийные работы и оплачиваются отдельно.

Заявка на сотрудничество

Заполните и отправьте форму.
Мы свяжемся с вами и определим дальнейшие шаги.

Имя *

Электронная почта *

Телефон *

Дополнительный комментарий

Размещая заявку на партнерство, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности и выражаете свое согласие на обработку персональных данных.

После того, как вы отправите сообщение, мы свяжемся с вами в течение 1 рабочего дня.