• 105005, г. Москва, ул. Бауманская, дом 7, строение 1, офис 236
    info@fatfox.ru
FATFOXВнедрение PlanFix

Автоматизация процессов на базе PlanFix

PlanFix — это SaaS-площадка для создания системы управления организацией, которую можно настроить, эксплуатировать и в дальнейшем изменять без участия программиста.

В PlanFix можно настроить различные бизнес-процессы компании прямо внутри интерфейса, построить воронки любой сложности, сконструировать практически любые управленческие, финансовые, маркетинговые и проектные отчеты, собирать отзывы, а также генерировать договоры, счета, акты, отчеты и любые другие документы по заранее загруженным шаблонам MS Office.

PlanFix идеально подходит для автоматизации процессов в сфере услуг.

PlanFix используется тысячами компаний по всему миру в более чем 50 отраслях. Полный перечень клиентов системы с группировкой по отраслям доступен на официальном сайте PlanFix.

Проекты и задачи

  1. Управление проектами.
  2. Диаграмма Ганта онлайн.
  3. Управление задачами.
  4. Интеграция с электронной почтой.
  5. Планировщики, календари и напоминания.
  6. Хроника событий в реальном времени.
  7. Отчеты с выгрузкой в Excel.
  8. Генерация документов в Word, Excel и PDF.
  9. Бесконечное сохранение истории изменения всех файлов.
  10. Автоматические правила обработки задач и действий внутри задач.

Управление и учет

  1. Различные уровни доступа и роли.
  2. Учет клиентов.
  3. Учет доходов и расходов.
  4. Учет планируемого и фактически затраченного времени.
  5. Создание собственных баз знаний и справочников.
  6. Автоматизация процессов.
  7. Подключение клиентов для работы в системе.
  8. Работа с внешними контактами через Email, Telegram и Skype.
  9. Экспорт любых данных в Excel.

Интеграции

  1. Интеграция с мессенджерами.
  2. Интеграция с соцсетями.
  3. Интеграция с корпоративной почтой.
  4. Интеграция с сервисами Email-рассылок.
  5. Интеграция с облачными дисками.
  6. Интеграция с IP-телефонией.
  7. Интеграция с SMS-сервисами.
  8. Интеграция с Google Calendar.
  9. Интеграция с любыми внешними данными через Zapier и Apixdrive.
  10. Online-редактирование документов MS Office.
Автоматизация процессов — высокодоходная инвестиция. Операционная деятельность систематизируется, эффективность труда повышается, расходы на процессы снижаются, доход на одну рабочую единицу возрастает.

Этапы внедрения PlanFix

Внедрение PlanFix начинается с принятия главного управленческого решения:

все рабочие коммуникации осуществлять только через PlanFix, фиксируя каждое действие в системе.

Ни через электронную почту, ни через онлайн-чаты, ни через Skype, ни по телефону, ни голосом, ни на стикерах, а строго с помощью системы управления.

Почему это так важно? Если сразу не ввести такое правило, то PlanFix просто станет еще одним из возможных средств коммуникации между сотрудниками. Причем в очереди приоритетов он будет последним — ведь до него люди уже чем-то пользовались и привыкли к старым инструментам. А это в корне неправильно — так PlanFix просто не сможет выполнять задачу, для которой он создан.

1 этап. Разработка проекта автоматизации

  1. Формулирование бизнес-задачи.
    1. Определение отправной «точки А» — ключевой бизнес-проблемы, решение которой предполагается за счет автоматизации.
    2. Определение целевой «точки Б» — состояния бизнес-системы, в котором бизнес-проблема отсутствует.
    3. Определение измеримых параметров системы, определяющих точки А и Б.
    4. Определение формул, принципов и условий расчета параметров системы.
    5. Определение источников данных, используемых для расчета параметров, и принципов их агрегации.
    6. Итоговая фиксация миссии проекта и критериев успешности.
  2. Выявление структуры компании.
  3. Выявление дерева процессов.
  4. Выявление точек входа и выхода процессов.
  5. Выявление участников процессов.
  6. Выявление проблем и узких звеньев.
  7. Выявление измеряемых показателей процессов и штатных единиц.
  8. Формулирование целей и задач внедрения.
  9. Составление перечня необходимых управленческих отчетов.
  10. Интервьюирование участников процессов.
  11. Описание (формализация) существующих процессов в виде блок-схем в нотации BPMN.
  12. Оптимизация процессов.
    1. Поиск «узких мест».
    2. Поиск избыточных конструкций.
    3. Поиск возможностей замены этапов процесса на более простые/дешевые.
    4. Поиск возможностей автоматизации процесса.
    5. Поиск возможностей сокращения числа участников процесса.
    6. Поиск способов упрощения процесса.
    7. Поиск способов сокращения времени выполнения процесса.
    8. Поиск возможностей пожертвовать качеством промежуточных шагов без ущерба для результата процесса.
    9. Поиск возможностей отказаться от процесса как такового.
    10. Описание итогового оптимизированного процесса.
  13. Проектирование новых процессов, необходимых для достижения сформулированной бизнес-цели.
  14. Объединение процессов в единую бизнес-систему.
  15. Разработка проектной документации на внедрение.

Результат:

  1. ТЗ на внедрение автоматизации.
  2. Пошаговый план внедрения.
  3. Набор блок-схем каждого процесса (в нотации BPMN).
  4. Должностная инструкция по каждому процессу.
  5. KPI предприятия.
  6. KPI процессов.
  7. KPI исполнителей.
  8. Смета.

Стоимость 1 этапа формируется из:

  1. Стоимость бизнес-консалтинга (п.1). Первичное интервьюирование бизнес-аналитика по ставке 15 000 ₽/час.
  2. Стоимость аудита процессов (п.2–10). Интервьюирование всех участников всех процессов системным аналитиком по ставке 3 000 ₽/час.
  3. Стоимость проектирования решения (п.11–15). Систематизация полученных данных и разработка решения «на бумаге». Считается по формуле Стоимость аудита процессов, умноженная на 4.

2 этап. Внедрение

  1. Настройка структуры компании в PlanFix.
    1. Сотрудники.
    2. Отделы.
    3. Права и роли.
    4. Настройка служебных полей в карточках сотрудников.
    5. Внутренняя ставка.
    6. Рабочее время.
  2. Настройка справочников и баз знаний.
  3. Настройка полей задач и полей проектов.
  4. Настройка рабочих процессов.
  5. Настройка аналитических инструментов.
  6. Настройка типовых шаблонов рабочих задач и проектов.
  7. Настройка типовых шаблонов документов.
  8. Наполнение PlanFix содержимым.
    1. Сотрудники.
    2. Контакты и контрагенты.
    3. Проекты.
    4. Задачи.
    5. Справочники.
    6. Аналитики.
  9. Настройка отчетов.
    1. Отчеты по проектам.
    2. Отчеты по задачам.
    3. Отчеты по ресурсам.
    4. Отчеты по аналитикам.
    5. Отчеты по контактам и контрагентам.
    6. Отчеты по финансам.
    7. Отчеты по воронке продаж.
    8. Отчеты по эффективности работы пользователей.
    9. Настройка правил доступа к отчетам.
    10. Настройка шаблонов выгрузки отчетов в Excel.
  10. Интеграция с внешними сервисами.
  11. Автоматизация бизнес-процессов.
  12. Тестирование системы и отладочные работы.
  13. Составление рабочей документации.
  14. Приемка и обучение.
  15. Ввод в эксплуатацию.

Стоимость 2 этапа: согласно смете, полученной по итогам 1 этапа.

3 этап. Сопровождение

  1. Ошибки исправляем бесплатно.
  2. Консультируем 1 месяц бесплатно.
  3. Новые доработки — за деньги. Без абонентской платы.

Заявка на внедрение PlanFix

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию

Размещая заявку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности и выражаете свое согласие на обработку персональных данных.

Мы ответим в течение 15 рабочих минут.