+7 млн ₽ благодаря автоматизации рабочих процессов швейного цеха

О компании
Производство. Занимаются брендированием одежды: печать, вышивка, лазерное нанесение. Клиенты — преимущественно юридические лица.

Бизнес-процесс

1. Потенциальный клиент отправляет ТЗ и эскиз для вышивки по почте или через форму заявки на сайте.
2. Отдел продаж связывается с клиентом для уточнения деталей и передает заказ дизайнерам.
3. Дизайнеры накладывают эскиз клиента на картинку одежды. Полученный бланк согласования отправляют в отдел продаж, чтобы те переслали его клиенту на утверждение.
4. По факту согласования дизайн-отдел готовит ТЗ для производства и разрабатывает программу пошива для станка. Программа пошива записывается на флешку и передается на производство вместе с бумажной версией ТЗ. Производство выполняет заказ.
5. По факту выполнения служба контроля качества проверяет изделия на брак.

По итогам выбраковки заказ передается клиенту.

Проблемы

• Информация о деталях заказа собирается несистемно, передается хаотично, зачастую теряется или искажается.
• Нет единой системы учета обработки и производства заказов. Люди работают на бумажках и по памяти. Возникает путаница, авралы, срывы сроков, потери оплат.
• Нет понимания производительности компании в целом и сотрудников по отдельности.
• Управленческий учет очень сложный: руководитель вынужден собирать информацию из бумажных источников, считать нужные цифры на калькуляторе, а потом сводить данные в единую картину.

Настроена интеграция самописного сайта с Битрикс24.
Подключена IP-телефония и настроено ПО для работы со звонками.
Телефония подключена к Битрикс24.

Заказ поступает в CRM в виде сделки через форму на сайте или в виде лида по входящему звонку. Если звонок квалифицирован как целевой, лид конвертируется в контакт + сделку.

Менеджер отдела продаж заполняет карточку сделки в момент общения с клиентом. Если какие-либо поля не заполнены или заполнены некорректно, Битрикс24 блокирует перевод заказа на следующий статус.

Битрикс24 генерирует заказ-наряд в два клика. В нем отражена информация из карточки сделки: контакты клиента и его представителя, сроки, материал, тип изделия, формат и место нанесения, другие важные данные.

Затем менеджер переводит сделку в статус «Подготовка бланка согласования». Автоматически создается задача для дизайн-отдела «Подготовить бланк согласования для заказа Х».

Сотрудник дизайн-отдела вручную создает бланк согласования и прикрепляет его к сделке, после чего отмечает задачу как выполненную, а сделку переводит в следующий статус «Согласование с клиентом»

Перевод сделки в статус «Согласование с клиентом» инициирует автоматическое событие — отправку письма клиенту с бланком согласования + сообщение по SMS о необходимости проверить почту.

Если в течение трех рабочих дней клиент не дает ответ на письмо, менеджеру создается задача «Связаться с клиентом».

Получив подписанный бланк согласования, менеджер проверяет его и переводит сделку в статус «Подготовка к производству». Битрикс24 автоматически отправляет клиенту счет на оплату.

Создается задача «Подготовить заказ Х к производству». Ответственный по ней дизайнер, который готовил бланк согласования по этой сделке, готовит файл-программу для станка, прикрепляет его к сделке, завершает задачу.
Сделка переходит в статус «Передан на производство».

Сотрудник производства по чек-листу проверяет возможность выполнения заказа, корректность ТЗ, наличие материалов для выполнения работы и меняет статус сделки на «Принято в производство». Это значит, что заказ попал в очередь на изготовление.

По итогам выполнения заказа, старший смены проверяет партию на брак и переводит сделку в статус «Готов к выдаче». Битрикс24 создает задачу менеджеру «Выдать заказ Х».

Счет может быть оплачен клиентом на любом этапе до выдачи заказа, поэтому отдел продаж перед выдачей заказа проверяет полноту оплаты в Битрикс24.
Клиент подписывает акт приема заказа и забирает изделия.

Сделка переводится в статус «Завершена». Система контролирует, чтобы сделка не была переведена в статус «Завершена», если оплата поступила не полностью.
На основании полей сделки и товаров, участвующих в ней, автоматически фиксируется расход материалов, длительность изготовления заказа, стоимость заказа.

На основе данных из Битрикс24 рассчитывается эффективность загрузки станков, рентабельность предприятия в разрезе видов услуг, производительность труда на отдельных участках, динамика расхода материалов.

Заказы и история их выполнения фиксируются в Битрикс24. Все сотрудники имеют доступ к актуальной информации.

Выполнение каждого этапа сделки фиксируется в Битрикс24 и идет в расчет заработной платы сотрудников.

Передача заданий на производство перешла в цифровой формат. Сотрудники не тратят время на перенос данных из одного файла в другой. Отпала необходимость в печати рабочих документов.

Работа производства систематизирована. Сокращены ошибки, вызванные человеческим фактором.

Руководство получает отчеты об эффективности предприятия.

Работа ускорилась, ошибки снизились, что позволило в первый же месяц после финального внедрения увеличить выручку на 0,6 млн без увеличения ФОТ, т.е. не менее чем на 7 млн / год без учета дальнейшего масштабирования.